会务工作

当前位置: 网站首页 > 办事指南 > 会务工作 > 正文

会议筹备流程

发布日期:2016年06月12日 20:47    来源:    作者:    点击:

【会议前】

1、会议周程:责任部门网上申请会议,会议场地由各部门管理员网上审批。

【会议场地管理员:A办公楼会议室(办公室:周美艳),B报告厅、演示厅(办公室:梁春杰),C教育能力发展中心(教务处:张琴),D大学生活动中心一楼大厅、二楼演示厅(团委:范良辰)、E大学生活动中心一楼会议室(学工处:刘里琳)】

2、门户网发布:根据学校领导具体要求发布门户网【办公室:周美艳】

点击下载:会议通知参考模板.docx

3、会议茶水:学校办公室负责热茶水(办公楼开会),矿泉水由责任部门负责【办公室:冯燕琼】

4、通知参会人:原则上不通知参会人员,参会人员及时关注办公系统周程表。重大会议或紧急会议由责任部门负责通知。

点击下载:会议短信参考模板.docx 会议通知统计表.xlsx

5、会议台卡:责任部门负责印制(模板下载请点击),台卡借用请到办公室504【办公室:行政科】

点击下载:会议台卡模板

6、摄影报道:责任部门负责对接宣传部门。

7、会议签到表:责任部门负责印制会议签到表。

点击下载:会议签到表模板

8、会议材料:责任部门会前提交会议材料给办公室会议记录员准备。

9、会议会标:责任部门落实会标【办公楼第二会议室LED屏软件下载请点击,办公楼PPT模板下载请点击,其他会议室请联系场地管理员】

10、会议音响、投影:责任部门负责联系专人使用。

【会议设备管理员:A办公楼1-5会议室:办公室-王明堂;B学术报告厅:教育技术中心-韦普泉;C东区演示厅、大学生活动中心二楼演示厅:教育技术中心-陈文峰;D西区演示厅、学术报告厅:教育技术中心:谢宗勇;E教师能力发展中心:教务处-张琴】

【会议中】

1、场地落实:在办公楼召开的会议,责任部门负责会前开门;其他场地开会请提前联系场地管理员。

2、会议签到:责任部门负责派人监督签到。

3、会议记录:责任部门派专人负责记录和会后制作会议纪要,办公室会议记录员同时记录备案。

4、会议茶水:责任部门派人全程负责茶水和矿泉水等。

5、会议音响:责任部门联系场地管理员全程落实。

6、会议投影:责任部门派人操作播放PPT。

【会议后】

1、会场整理:办公楼1-5会议室会后整理由办公室负责,其他场地由责任部门负责【办公室:冯燕琼】

2、摄影报道:责任部门负责联系宣传部门落实跟踪报道。

备注:管理员联系方式请查阅办公系统-个人办公-通讯录,本站更新时间:2016.6.12



版权所有 @ 2021 玉林师范学院 党委办公室 院长办公室

地址:广西玉林市教育东路东1303号 邮编:537000